5 regole per email migliori

Inizio una nuova rubrica, di cose che ho trovato sul web (o nella mia, molto più limitata, esperienza) e trovo utili. Non sempre è farina del mio sacco, ma cerco di dare il mio piccolo contributo.

Cominciamo con delle utili regolette per convivere meglio con l’email (le ho trovate qui).

  1. Usare sempre l’oggetto. Aiuta a capire subito il contenuto del messaggio e, a volte, rende superfluo aprirlo. Già che ci siete, siate espliciti: non “Ecco il numero che mi hai chiesto” ma “Il numero di cellulare di Tizio Caio è 329-3674431”. L’assenza di oggetto rende più difficile organizzare e cercare la posta.
  2. Non mantenere un vecchio oggetto se si cambia argomento. Lo facciamo spesso quando rispondiamo a un messaggio per parlare di qualcos’altro: prendiamo l’ultimo messaaggio che ci ha scritto la persona cui vogliamo inviare un’email e clicchiamo “Rispondi”. Risultato: il destinatario si vede recapitare un messaggio intestato “R: contatto” e il messaggio è un invito a cena. Irritante, a dir poco.
  3. Un messaggio per ogni argomento, un solo argomento per messaggio. Vecchia regola della burocrazia. Ma funziona, facilitando l’organizzazione e la ricerca della posta.
  4. Pensare prima di inviare. Cliccare “Invio” è facilissimo. Spesso ci se ne deve pentire. Meglio perdere un minuto in più. Attenzione, perché ci possono essere anche conseguenze legali!
  5. Non usare quando non è necessario l’opzione “Rispondi a tutti”. Spesso riceviamo messaggi “circolari” (inviati a più persone), che richiedono però una risposta soltanto nostra e soltanto al mittente. Cliccare “Rispondi a tutti” crea come minimo un’inutile moltiplicazione del traffico e un bel po’ d’irritazione nei riceventi, ma può avere anche conseguenze imbarazzanti o legali.

Una Risposta to “5 regole per email migliori”

  1. Lolo Says:

    Una postilla:
    6. Anche se non si può rispondere subito all’email ricevuta, mandare un messaggio di avvenuta ricezione al mittente, che almeno non passerà la successiva settimana a chiedersi se la sua lettera è stata ricevuta.


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