10 punti per riunioni più produttive

Forse le riunioni sono un male necessario, ma il tempo che si perde è spaventoso. Qualche suggerimento.

  1. È una riunione necessaria? La riunione è utile se più persone devono interagire simultaneamente. Contenere il numero dei partecipanti è utile sia a chi partecipa (meno si è, più la riunione può essere breve) sia agli altri (che possono continuare a fare il loro lavoro).
    Tutta la documentazione necessaria va inviata e studiata in anticipo: potrebbe anche emergere che la riunione è superflua.
    Chiedetevi anche se è essenziale vedersi di persona, soprattutto se operate su più sedi.
  2. Iniziare puntuali. Aspettare chi è in ritardo fa perdere tempo a tutti quelli che sono stati puntuali: chi è arrivato puntuale paga il conto della perdita di tempo, mentre il ritardatario non ha conseguenze negative. Un’idea è far restare in piedi i ritardatari.
    Se sei tu in ritardo, avverti in anticipo o appena te ne rendi conto (con un sms), e invita a iniziare senza di te.
    Se presiedi la riunione, rispetta l’orario di chiusura (che andrebbe sempre comunicato in anticipo): i partecipanti hanno anche altri impegni.
  3. Non fare il riassunto per i ritardatari: è come iniziare la riunione da capo.
  4. Arrivare preparati: fate circolare la documentazione necessaria in anticipo e studiatela. Se avete dei dubbi d’interpretazione, chiedete chiarimenti per email prima della riunione.
  5. Tenere sempre presente l’obiettivo che si vuol portare a casa: se non l’avete, perché convocare la riunione?
  6. Preparare e far circolare un ordine del giorno (consultate gli altri partecipanti sugli eventuali argomenti da inserire, ma prima della riunione).
  7. Chiarire le aspettative e le responsabilità: quale contributo vi aspettate dai presenti per ciascun punto? un brain storming? una reciproca informazione? una discussione? una decisione?
  8. Trattare gli argomenti più importanti all’inizio (quando siete più freschi).
  9. Non farsi distrarre da altre questioni: se potete rinviatele (dopo averne preso nota); se precludono il buon esito della riunione affrontatele, ma soltanto se sono presenti tutte le parti in causa; se no, sospendete o rinviate la riunione.
  10. Documentare la riunione: chi ha sostenuto cosa (ma soltanto se documentare le posizioni è rilevante), che decisioni sono state prese, il follow up (chi deve fare cosa e in che tempi).