Forse le riunioni sono un male necessario, ma il tempo che si perde è spaventoso. Qualche suggerimento.
- È una riunione necessaria? La riunione è utile se più persone devono interagire simultaneamente. Contenere il numero dei partecipanti è utile sia a chi partecipa (meno si è, più la riunione può essere breve) sia agli altri (che possono continuare a fare il loro lavoro).
Tutta la documentazione necessaria va inviata e studiata in anticipo: potrebbe anche emergere che la riunione è superflua.
Chiedetevi anche se è essenziale vedersi di persona, soprattutto se operate su più sedi. - Iniziare puntuali. Aspettare chi è in ritardo fa perdere tempo a tutti quelli che sono stati puntuali: chi è arrivato puntuale paga il conto della perdita di tempo, mentre il ritardatario non ha conseguenze negative. Un’idea è far restare in piedi i ritardatari.
Se sei tu in ritardo, avverti in anticipo o appena te ne rendi conto (con un sms), e invita a iniziare senza di te.
Se presiedi la riunione, rispetta l’orario di chiusura (che andrebbe sempre comunicato in anticipo): i partecipanti hanno anche altri impegni. - Non fare il riassunto per i ritardatari: è come iniziare la riunione da capo.
- Arrivare preparati: fate circolare la documentazione necessaria in anticipo e studiatela. Se avete dei dubbi d’interpretazione, chiedete chiarimenti per email prima della riunione.
- Tenere sempre presente l’obiettivo che si vuol portare a casa: se non l’avete, perché convocare la riunione?
- Preparare e far circolare un ordine del giorno (consultate gli altri partecipanti sugli eventuali argomenti da inserire, ma prima della riunione).
- Chiarire le aspettative e le responsabilità: quale contributo vi aspettate dai presenti per ciascun punto? un brain storming? una reciproca informazione? una discussione? una decisione?
- Trattare gli argomenti più importanti all’inizio (quando siete più freschi).
- Non farsi distrarre da altre questioni: se potete rinviatele (dopo averne preso nota); se precludono il buon esito della riunione affrontatele, ma soltanto se sono presenti tutte le parti in causa; se no, sospendete o rinviate la riunione.
- Documentare la riunione: chi ha sostenuto cosa (ma soltanto se documentare le posizioni è rilevante), che decisioni sono state prese, il follow up (chi deve fare cosa e in che tempi).
